Yönetim Sistemleri Eğitimleri

Üç ayrı eğitim türü: bilgilendirme, iç denetçi, araç

Bir standardın etrafındaki eğitimler genelde üçe ayrılır. Bilgilendirme (temel) eğitimleri standardın yapısını, terimlerini ve şartlarını tanıtır; sistemi ilk kez kuran ekip ile süreç sahipleri için uygundur. İç denetçi eğitimleri denetim yapmayı öğretir: denetim programı, kontrol listesi hazırlama, kanıt toplama, uygunsuzluk yazma ve raporlama. ISO 19011 bu tarafın ortak kılavuzudur ve denetim yöntemini standarttan bağımsız olarak anlatır.

Üçüncü grup araç eğitimleridir. FMEA, SPC, MSA, APQP ve PPAP gibi başlıklar bir standardın şartı olmaktan çok, o şartın nasıl karşılanacağını belirleyen yöntemlerdir; otomotivde bu beş başlık temel araçlar olarak birlikte anılır ve kontrol planı üzerinden birbirine bağlanır.

Hangi sırayla planlanmalı?

Sıralamayı ihtiyaç belirler, ama işe yarayan bir düzen vardır. Önce sistemi kuracak ekip standardın temel eğitimini alır; ardından süreç sahipleri kendi bölümlerini ilgilendiren şartlar üzerinden bilgilendirilir. Sistem işlemeye başladıktan sonra iç denetçi eğitimi gelir, çünkü denetlenecek bir uygulama yokken denetçi yetiştirmek boşa gider. Araç eğitimleri ise ihtiyacın çıktığı yerde planlanır: kontrol planı hazırlanacaksa FMEA, ölçüm sonuçlarına güven sorunu varsa MSA, proses değişkenliği tartışılıyorsa SPC.

Birden fazla standardı birlikte yürüten işletmelerde ortak şartların — dokümante bilgi yönetimi, risk ve fırsatlar, iç denetim, yönetimin gözden geçirmesi — tek seferde ele alınması hem zaman kazandırır hem de sistemlerin birbirinden kopmasını önler.

Eğitim, sistemin kendisi değildir

Eğitim sistemi kurmaz; kuracak kişileri hazırlar. Standardın şartlarının işletmeye uyarlanması, dokümantasyonun hazırlanması ve belgelendirme denetimine hazırlık ayrı bir çalışmadır ve belgelendirme danışmanlığı başlığı altında yürütülür. Belgeyi ise akredite bir belgelendirme kuruluşu düzenler. Bu ayrımı baştan görmek eğitim sonrası beklentiyi de doğru kurar: eğitimden çıkan ekip, hangi kaydı neden tuttuğunu bilerek çalışır.

Yetkinlik kaydı standardın kendi şartıdır

Yönetim sistemi standartları, işin sonucunu etkileyen görevlerde çalışan kişilerin yetkin olmasını ve bu yetkinliğin kanıtlanabilmesini ister. Eğitim, yetkinlik sağlamanın yollarından yalnızca biridir; deneyim, iş başında yetiştirme ve görevlendirme öncesi değerlendirme de kabul edilen yöntemlerdir. Bu nedenle denetimde yalnızca katılım listesine değil, eğitimin planlanma gerekçesine ve sonrasında yapılan etkinlik değerlendirmesine de bakılır.

Pratik karşılığı şudur: yıllık eğitim planı görev tanımlarındaki yetkinlik ihtiyaçlarından türetildiğinde denetimde savunulabilir olur. Yeni göreve atanan, bölüm değiştiren ya da yeni bir ekipmanla çalışmaya başlayan kişiler için ise plan dışı eğitim ihtiyacı doğar; bu durumların kayıtlarda görünmesi, sistemin gerçekten işlediğinin en açık göstergesidir.